080821_1312_MK590530_v01 Jak skutecznie zarządzać w firmie?
PROBLEM: skuteczne zarządzanie w organizacji
SŁOWA KLUCZE: zarządzanie_organizacja_firma
ODBIORCA: ZP
CYTAT:
„Jedną z podstaw skutecznego zarządzania w pracy menedżera jest wyznaczanie klarowanych i jednoznacznych celów. Cel to wyzwanie, siła napędowa, która popycha nas do przodu. Właściwie wykorzystana – staje się magicznym motywatorem - rozpędzonym pociągiem. Źle wykorzystana – prowadzi do ślepej uliczki wirtualnego silnika, wypalenia i stagnacji…
Menedżer, odpowiedzialny za budowanie wciąż i wciąż zespołu marzeń; zespołu, który dynamicznie zdobywa szczyty, wie, że wspólnie wyznaczane cele potrafią mobilizować załogę oraz unifikować zespół, by w konsekwencji - przyczynić się do rozwoju firmy. Czas oswoić właściwe stawianie celów, które dla wielu menedżerów jest niekontrolowanym procesem i prawdziwą zmorą.
Uporządkujmy to więc. Podstawowe pytanie brzmi: Jakie powinny być cele ? Okazuje się, że słowa określające cele układają się we wdzięczne słowo ... "zmora":
Z - jak znaczące …
Pracownicy muszą mieć poczucie, iż wyznaczane cele są naprawdę ważne. Jeśli będą czuć, iż dany cel to wyłącznie „sztuka dla sztuki”, to ich entuzjazm osłabnie, o ile w ogóle się pojawi. Człowiek już jest tak skonstruowany, że lubi znać uzasadnienie danego działania. Magiczne słówko „bo” potrafi zdziałać cuda.
M - jak mierzalne …
Wiadomo, że stawianie celów to nie wszystko. Ważne jest, by kontrolować cały proces zarówno tworzenia jak i wdrażania danych pomysłów. Jakie możemy wyciągnąć wnioski, gdy celu nie możemy ująć w liczbowe ramy? Dla niektórych ludzi cel już jest osiągnięty, a dla innych – nie. Ot, subiektywizm. Można się przed tym uchronić tylko w taki sposób: jeśli chcesz mieć większą kontrolę nad wynikami, spróbuj formułować cel tak – by w ostatecznej wersji – można było ująć go w miarę możliwości liczbowo.
O - jak osiągalne …
Jak wysoko powinniśmy zawieszać poprzeczkę? Może powinna obijać się o nasze kostki – wystarczy zrobić mały krok i już przeszkoda pokonana! A może należy zawiesić ją na wysokości drapacza chmur, by później niezdarnie do niej doskakiwać? Jedno i drugie jest błędne. Dobry cel to taki, który jest stosunkowo trudny , ale jak najbardziej – poprzez stymulowany rozwój – osiągalny. Należy pamiętać, iż niewskazane jest stawienie zbyt wielu celów na raz. Idealną liczbą jest 5+/-2.
R - jak rozłożone w czasie …
Jest takie założenie technik skutecznego zarządzania sobą w czasie mówiące, iż jeśli wyznaczysz sobie sztywne ramy czasowe (plus minus niewielkie odchylenie), to wykonasz daną pracę w tym właśnie czasie (Prawo Parkinsona). Oczywiście jak większość tego typu założeń – może działać w Twoim przypadku lub nie. Każdy jest inny. Jednak statystyczny pracownik potrzebuje rozłożenia celów w czasie, co zresztą ściśle wiąże się z osiągalnością.
A - jak adekwatne …
A - ostatnia litera w naszej Z.M.O.Rze. Jasny przekaz – oto często zapominany element. Gdy cel formułowany jest klarownie oraz zwięźle – wtedy jest większa szansa, iż każdy zrozumie go tak samo. Cel powinien pasować do danej sytuacji. Nie liczy się kwiecistość wypowiedzi oraz retoryka , a konkretny, jasny, „akuratny” przekaz.
Prawda, że nie taki znowu potwór z tej Z.M.O.R.y?
Na zakończenie jeszcze jedna rada: nawet jeśli większość Twojego zespołu nie stanowią otwarcie zadeklarowani wzrokowcy – świetnym posunięciem jest napisanie danego celu (np. planu sprzedażowego) i umieszczenie go w ogólnodostępnym dla personelu miejscu. Zamieszczenie tak istotnej sprawy jak CEL na PIŚMIE jest nie tylko odciążeniem pamięci, ale nabiera rangi (na piśmie=dokument) oraz uodparnia się na ewentualne zakłócenia. Zwiększa to mobilizację i cały czas przypomina o stałym punkcie na horyzoncie, do którego chce się zmierzać (samomotywacja!).”
ŹRÓDŁO : Aleksandra Findling, Zmora Menedżera. Z.M.O.R.A. – czyli oswój potwora jakim jest nieprzemyślane wyznaczanie celów!
Skuteczność w zarządzaniu zależy od wielu czynników, ale wydaje się iż to wpływ na nie ma przede wszystkim osoba zarządzająca. To ona a nie pracownicy decyduje o dobrej organizacji pracy, która jest znaczącym czynnikiem decydującym o sukcesie w prowadzeniu firmy.
Na co powinien zwrócić uwagę menedżer? Przede wszystkim powinien dostarczać pracownikom na tyle ważnych motywacji, aby czuli, iż już sama praca w tej a nie w innej firmie pozwoli im osiągnąć cele osobiste. Ideałem jest oczywiście sytuacja, gdy cele pracowników pokrywają się z celami firmy. Nic bardziej nie dopinguje ludzi do pracy, jak świadomość odnoszenia sukcesów w pracy, która im to umożliwia. Jasno określone cele firmy - najlepiej, gdyby były skonstruowane zgodnie z regułą SMART - powinny stanowić jej długofalową politykę i strategię akceptowaną nie tylko przez zarząd, ale i (a może przede wszystkim) pracowników. Niezwykle ważnym elementem tej układanki jest właściwy i przemyślany dobór pracowników, których odpowiednie kwalifikacje i kompetencje w sposób znaczący mogą wpłynąć na stopień realizacji zamierzonych celów, co przecież w prostej zależności wpłynie na realizację celów każdego z nich. Jednak nie tylko dobór jest ważny. Właściwy podział obowiązków, umożliwianie im podejmowanie własnych decyzji na ich stanowisku pracy jest niezwykle korzystne dla firmy, gdyż w ten sposób pracownicy mają własną motywację do wywiązania się w należyty sposób z własnych przez siebie przecież nakreślonych celów. Poza tym, firma zyskując nowe pomysły i rozwiązania tworzy własną wiedzę i kulturę organizacyjną. Naturalnie plany i założenia podejmowane przez pracowników muszą być kontrolowane odgórnie, gdyż zgodnie z zasadą „pańskie oko konia tuczy” nic tak nie motywuje do właściwej pracy, jak świadomość własnej odpowiedzialności. Pamiętać jednak należy, że w nowoczesnej organizacji powinno znaleźć się miejsce na błędy, które mogą się zdarzyć podczas wprowadzania innowacyjnych rozwiązań proponowanych przez pracownika, za które nie może być w żaden sposób karany. Motorem innowacyjności i kreatywności każdego z nas jest brak zahamowań wywoływanych strachem przed karą. Dobre relacje na linii „góra-dół” także w sferze ustalania własnych celów i ocen na podstawie ich realizacji są zawarte także w postulowanym przez Petera Drucknera Zarządzaniu Przez Cele (MBO – Management By Objectives) stanowiącym narzędzie do zwiększania efektywności działań firmy.
