TEMAT: Czy optymalizacja czasu ma wpływ na działanie organizacji ?
CYTAT: „Jednym z warunków optymalizacji działań powtarzalnych jest minimalizacja zasobów przeznaczanych na ich sfinalizowanie. Jest to wartość deklarowana przez wszystkie organizacje, a często ujmowana w programy oszczędnościowe. Tym zasobem może być czas. Co oznacza oszczędność czasu w omawianym przez nas przypadku? Oznacza to, że np. czas przeznaczony na wykonanie operacji tego samego typu powinien być krótszy w operacjach następujących po pierwszej z nich. I tak przygotowanie produktu finalnego w postaci np. raportu o działaniach podejmowanych przez organizację określoną jako konkurencyjną w czasie t2 powinien być krótszy niż w czasie t1. Zbieranie informacji o konkurencyjnej organizacji jest działaniem wymagającym najwięcej czasu w sytuacji wykonywania tego zadania po raz pierwszy. Jeżeli materiały cząstkowe służące do przygotowania raportu końcowego są wykonane w sposób czytelny dla następnego wykonawcy tego samego zadania, odpowiednio przechowane i uporządkowane, to czas wykonania tego samego zadania, jako kolejnego, może być krótszy o 30- 70%. Łatwo jest wyliczyć korzyści finansowe, organizacyjne i ekonomiczne, blokowane przez owo niefrasobliwe traktowanie cząstkowych rezultatów pracy umysłowej”.
ZRÓDŁO: Wojewódzki T., Uwagi na kanwie sposobu myślenia. Filo-Sofija nr 12 (2011/1) s.333 -357
ASOCJACJE: W każdej firmie ( organizacji) wykonuje się czynności ( zadania) wymagające wyszukania odpowiednich informacji potrzebnych do stworzenia produktu finalnego. Często zdarza się, że poszczególni pracownicy wykonują te same czynności i nie zapisują wyników swojej pracy w formie cząstkowych raportów, które traci się bezpowrotnie. Pracodawca otrzymuje końcowy produkt i zazwyczaj nie interesuje się, ile czasu zajęło przygotowanie potrzebnych informacji. Przy wykonywaniu kolejnych podobnych zadań generujących niepotrzebną powtarzalność tworzą się pętlezadaniowe. Łatwo zapomina się, że optymalizacja czasu wpływa na oszczędności i koszty przy wytwarzaniu produktu finalnego. Preferując taki sposób myślenia pozwalamy, żeby w firmie pojawił się syndrom intelektualnej jednorazówki. Jest to jeden z syndromów barier mentalnych, który skutecznie utrudnia przejrzystość procesu decyzyjnego w tradycyjnym modelu organizacji.
Drugi sposób myślenia to podejście innowacyjne w firmie, polegające na akceptacji oszczędnościowego modelu organizacji zarówno przez zlecającego zadania , jak i przez bezpośredniego wykonawcę. Taka firma wybiera rozwiązanie optymalne ze względu na respektowane wartości i posiadaną wiedzę. Przy pomocy metodyki syndromicznej firma jest w stanie zidentyfikować przyczyny blokad skutecznego działania. W dobie społeczeństwa informacyjnego potrzebne są umiejętności kwantyfikowania treści, umiejętność zarządzania wiedzą, przejrzystość procesów informacyjnych. Przy zastosowaniu optymalizacji czasu, organizacja zyskuje nie tylko na obniżeniu kosztów finalnego produktu i oszczędności czasu, ale również sprawnie działa, a co za tym idzie, jest bardziej konkurencyjna na rynku.
Co współczesnym organizacjom sprawia obecnie największe kłopoty? Co jest źródłem niepowodzeń? Jaki typ problemów uniemożliwia organizacjom XXI wieku osiągnięcie tego, co teoretycznie wydaje się im możliwe, a wedle chłodnej kalkulacji – prawdopodobne ??? Zazwyczaj - jeśli nie wiadomo o co chodzi, to – mawia się, że chodzi o pieniądze. Wiele wskazuje jednak na to, że tym razem chodzi o coś innego: o informacje (wiedzę) oraz bariery mentalne.
Konferencja „Zmiana to życie, ale jak zarządzać zmianą?” - współorganizowana przez Business Centre Club i CRM SA – zakończyła się wielkim sukcesem.
W województwie pomorskim przebadano ponad 100 organizacji z obszaru administracji, usług, przedsiębiorczości, w oparciu o metodykę syndromiczną. Celem badań była identyfikacja barier mentalnych warunkujących szanse zaistnienia zmian w tych organizacjach. Z reguły zwraca się uwagę na rozwiązania organizacyjne oraz technologiczne. Tymczasem uwarunkowania mentalne potrafią skuteczne blokować wszelkie zmiany w organizacji, wykluczając je z procesów przemian oczekiwanych przez samych pracowników.
Metodyka syndromiczna pozwala identyfikować źródła codziennych frustracji w miejscu pracy, dyskomfortu pracowników oraz nazwać te zjawiska w sposób zrozumiały dla wszystkich. Identyfikacja barier mentalnych decydujących o frustracji, bierności, traktowaniu miejsca pracy jako zła koniecznego, źródła dyskomfortu,a często poważnych zaburzeń psychicznych - jest punktem wyjścia do planowania jakichkolwiek zmian.
Obraz organizacji, jaki wyłania się z tych badań jest bardziej niż pesymistyczny, szczególnie w kontekście koniecznych w najbliższym czasie zmian ukierunkowujących organizacje na innowacyjność, współdziałanie, optymalizacje procedur zarządczych itd.
Przykładowy diagram dużej organizacji niegdyś państwowej
Z najbardziej powszechnych zjawisk wymieńmy tzw. syndrom czarownicy przejawiający się w szukaniu winnych niepowodzenia, a nie przyczyn. W konsekwencji zwalnia się ludzi, a błędy pozostają. Nie ma też w takiej sytuacji mowy o wprowadzaniu jakichkolwiek standardów typowych dla organizacji uczących się, a co gorsza zabija się wszelką innowacyjność. Syndrom czarownicy wzmacnia obecność innego, powszechnie zakorzenionego w naszych organizacjach - syndromu plemienności, który przejawia się w dzieleniu pracowników na swoich i obcych oraz takim ich ocenianiu.
Powszechny brak standardów wprowadza na stałe do organizacji: niepewność, nieprzewidywalność ocen, zachowań kierownictwa, ze wszystkimi negatywnymi konsekwencjami tego stanu rzeczy.
Nawet w najbardziej renomowanych organizacjach, takich, jak banki - zdarza się model pracy nazywamy wyścigiem szczurów. Pracuje się bez strategii, bez wizji organizacji, z krótkim oddechem. Nie tworzy się więc kultury organizacji, a bez niej wieloletnie funkcjonowanie nie przeradza się w korzyści typowe dla dłużej istniejących. W sumie pracujemy ciężko, wykonując wiele zbędnych czynności i nie robiąc tego, co prowadzi do większego komfortu pracy, życia i decyduje o ich jakości.
Do wyników badan będziemy powracali, gdyż wiążą się one bezpośrednio z jakością naszej codzienności.
O mapach wiedzy – interdyscyplinarnej analizie regionów – pisaliśmy w Polsce od 1974. Niestety nie pisali o tym wówczas wielcy uczeni radzieccy, a więc nie było należytego bodźca do takiego ukierunkowania zainteresowań nauki, przedsiębiorczości i administracji – jednocześnie, a tym bardziej z osobna. / por.: Wojewódzki T., Regionalistyka jako nauka praktyczna. „Studia Filozoficzne” 1974/7/. O menedżerach procesów informacyjnych- w różnej formie i postaci mówimy i piszemy od 2002 roku. Na nieszczęście koncepcji menedżerskiej wielka dla nas nauka – tym razem amerykańska i jeszcze większa praktyka przedsiębiorczości- też amerykańska - wykreowały infobrokera – sprzedawcę informacji, wiedzy, zrzeszonego w organizacji o kodeksie moralnym, jako standardzie działania oraz modną dziedzinę zarządzania wiedzą. Bibliotekarze dostrzegli w infobrokerze szansę na nowy zawód, a uczelnie i firmy edukacyjne – nowy produkt szkoleniowy – zarządzania wiedzą.
Tylko codzienność polskiej organizacji pozostała bez zmian. Radzi sobie jak potrafi .Dorywczo, doraźnie, mało efektywnie. Radosny charakter praktyk w dziedzinie procesów informacyjnych odnotowywany w audytach syndromicznych potwierdza naszą mentalną obecność w XIX wiecznych nawykach. A do produkcji wiedzy, jako produktu finalnego większości organizacji jest nam epokowo daleko i całkowicie niezrozumiale.
Nie ma specjalistów z zakresu procesów informacyjnych. Są specjaliści z zakresu informatyki, księgowości, HR, nawet BHP. A w dobie społeczeństwa informacyjnego nie ma specjalistów odpowiedzialnych za procesy informacyjne oraz finalny produkt większości organizacji: w postaci wiedzy, jako towaru.
Do takiej roli przygotowywani są infobrokerzy systemowi, inaczej menedżerowie procesów informacyjnych. Istotnym obszarem wiedzy oraz umiejętności pozyskiwanych przez adeptów MPI jest Metodyka syndromiczna.
W kontekście poruszanej w kwancie metody mapowania dodajmy, iż w trakcie kursu jego uczestnicy poznają elementy Metodyki klastrowej przygotowującej menedżera do pracy w uwarunkowaniach klastrów.
Dobrze, że będą mapy technologii. Sama idea jest przednia. Jej sensowne, głębokie zaistnienie uzależnione jest od zespołu wsparcia informacyjnego.
W dniach 14-15 grudnia 2009 roku w gmachu Filharmonii Bałtyckiej w Gdańsku miejsce miała Międzynarodowa Konferencja INNO3city, promująca przedsiębiorczość, innowacyjność i kreatywność na Pomorzu. Organizatorom udało się zapewnić udział w konferencji światowej sławy ekspertów: naukowców, przedsiębiorców, wynalazców. Obecni byli goście z całej Polski. Jak bardzo dopisali uczestnicy świadczyć może liczba przekraczająca 600 osób.
Miło nam poinformować, że do grona prelegentów zaproszony został dr Tadeusz Wojewódzki. Z relacji dziennikarza Radia Gdańsk, Tomasza Galińskiego wynika, że „Według uczestników panelu naukowego, przeszkodą dla innowacyjności może być rozbudowana biurokracja, w Polsce jednak duży problem stanowi nasza mentalność, na co zwracał także uwagę w swoim wystąpieniu dr Tadeusz Wojewódzki, Menedżer Procesów Informacyjnych. Ekspert kładł szczególny nacisk na „kulturę projektową”, twierdząc, że płaszczyzna projektowa jest najlepszym obecnie sposobem na prowadzenie projektów innowacyjnych, kiedy projekt jest prowadzony we współpracy z różnymi od siebie organizacjami, jak np. uczelnia i firma. Istotna jest również odpowiednia metodyka zarządzania standardami.”
Panel ekspertów
Wspomniana prelekcja była pierwszą publiczną prezentacją fragmentów Metodyki syndromicznej autorstwa dr Tadeusza Wojewódzkiego. Metodyka wywołała duże zainteresowanie poważnych firm. Finalizowane są w tej chwili porozumienia o formule wdrożenia metodyki na dużą skalę.
Metodyka syndromiczna jest produktem stworzonym w klimacie intelektualnym PRINCE2, uwzględniającym najnowsze tendencje rozwojowe tej metodyki. Stanowi kontynuację obszaru zainteresowań infobrokerstwa systemowego.
Administracja publiczna nazywa to w swoim żargonie „dupochronkami”. Może nie najbardziej elegancko, ale komunikatywnie. Chodzi o parasol ochronny, o podkładki, dokumenty, które w sytuacji pojawienia się określonych zarzutów, pozwolą je odeprzeć. Każdy urzędnik tworzy je samodzielnie, we własnym interesie. Administracja- jako grupa zawodowa - wyspecjalizowała się w tworzeniu tego typu parasola ochronnego. Pomimo tego, że warunki jej działania nie są ani szczególnie skomplikowane, ani bardzo dynamiczne.
Czy w tak ekstremalnych warunkach działania, jak ma to miejsce w przypadku menedżera, możliwe jest tworzenie czegoś w rodzaju parasola ochronnego?
PROCESY INFORMACYJNE obecne są w każdej organizacji. Dane, informacje, wiedza - jako produkty procesów informacyjnych, decydują o realnych szansach organizacji na stworzenie produktu rynkowego - o planowanych walorach jakościowych. Ponieważ procesy informacyjne obejmują wszystkie - bez wyjątku - stanowiska pracy, kompetencje w zakresie procesów informacyjnych należą do najbardziej uniwersalnych.
Problematyką procesów informacyjnych zajmuja się na ogół pasjonaci.Amosfera na kusrach bywa więc gorąca
Najwyższy poziom kompetencji informacyjnych obejmuje fazy programowania, identyfikacji, formułowania, wdrażania, monitorowania,ewaluacji i audytu projektów informacyjnych. Kompetencje takie posiada Menedżer Procesów Informacyjnych. Umiejętności te potwierdzone są produktowo. Z jednej strony rutynowymi opracowaniami takimi, jak Zarządzanie Ryzykiem Procesów Informacyjnych, Analiza Interesariuszy Procesów Informacyjnych itd., a z drugiej Tworzeniem Indeksów Słów Kluczy do Drzew Problemów, Drzew Wiedzy, a w konsekwencji Drzew Wsparcia Decyzyjnego,Wykazów Autoryzowanych Źródeł Treści itd. Rezultatem pracy Menedżera Procesów Informacyjnych jest stały monitoring i aktywne uczestnictwo w prawidłowym funkcjonowaniu wszystkich procesów informacyjnych w danej organizacji, zapewniających jej pracownikom dane, informacje oraz wiedzę - niezbędne do prawidłowego wykonywania bieżących zadań.
Menedżer Procesów Informacyjnych ( INFOBROKER SYSTEMOWY) jest specjalnością o przydatności wpisanej we wszystkie metodyki zarządzania projektami. Obecne szkolenie prowadzone przez KFE - z akcentami na PMI, w pełni potwierdziło nasze wcześniejsze doswiadczenia wyniesione z organizacji studiów podyplomowych w Warszawie, gdzie zaakcentowaliśmy PRINCE2. Metodyki zgodne są w swoich odwołaniach do wcześniejszych doświadczeń organizacji realizującej przedsiewzięcia projektowe oraz sugestiach standaryzacji form zapisywanych treści. Ich kwantyfikowanie sprawdza się w formule projektowej.
Centrum Infobrokerstwa Systemowego jest platformą interdyscyplinarnych badań nad społeczeństwem informacyjnych, prowadzonych pod kątem zarządzania procesami informacyjnymi w nowoczesnej organizacji.
Jest to nazwa koncepcji, która nie wymagała i nie wymaga prawnego ukonstytuowania się. Powstała, jako koncept osób zainteresowanych interdyscyplinarnymi badaniami. Rezultat pasji metodologicznej dr Tadeusza Wojewódzkiego, interdyscyplinarnych zainteresowań prof. Lecha Zachera oraz profesjonalnych inspiracji red. Andrzeja Gontarza.
W przeciwieństwie do wielu adwersarzy, twórców CIS - łączyło przekonanie o metodologicznej odmienności tej koncepcji infobrokerstwa.
Pomimo braku formalnej struktury - idea ma się dobrze i odnotowuje sukcesy w realizacji kolejnych stadiów poznawczych. Fizycznie bardziej jest teraz obecna w Gdańsku, niż w Warszawie. Głównie za sprawą rzadkich kontaktów osobistych jej autorów.
Jedyną platformą upoważnioną do promowania idei CIS jest http://ww.infobrokerstwo.pl. Miejsca geograficznego, ani formuły prawnej nie ma. Są natomiast organizacje, które korzystają z naszych osiągnięć badawczych. Centrum Infobrokerstwa Systemowego pozostaje nadal ideą, o której można powiedzieć, że jest heurystycznie płodna.
osoby zainteresowane udziałem w przedsięwzięciu prosimy o kontakt:
Tematyka MPI jest interdyscyplinarna.
Produktem programu są PROCESY INFORMACYJNE postrzegane, jako czynności podejmowane w każdej organizacji, prowadzące do rezultatów, których jakość decyduje obecnie o nowoczesności organizacji.
Informacja - jako produkt
PROCESY INFORMACYJNE są przedmiotem zainteresowania różnych dyscyplin naukowych. Zarówno przyrodniczych, czy technicznych- jak INFORMATYKA – z jednej strony, czy nauki humanistyczne, szczególnie ekonomiczne, jak ZARZĄDZANIE WIEDZĄ, ale także METODOLOGIA NAUK, NAUKOZNAWSTWO, BIBLIOTEKOZNAWSTWO - z drugiej strony. Każda z tych nauk wypracowała rezultaty badawcze oraz metodologię zgodną z tradycją jej uprawiania i chociaż przedmiot zainteresowania jest ten sam, to terminologia, preferencje badawcze i praktyczne implikacje- bywają odmienne. Celem MPI nie jest próba powoływania jednej jeszcze, autonomicznej dziedziny badawczej. Jest nim interdyscyplinarne spojrzenie na procesy informacyjne, we współczesnych uwarunkowaniach cywilizacyjnych, spojrzenie o wyraźnie praktycznej orientacji metodologicznej, dążące do optymalizowania praktyk z obszaru administracji, produkcji czy usług.
Metodologicznie MPI najbliższa jest metodykom zarządzania projektami – jak PINCE2 czy Cykl Zarządzania Projektem.
W zależności od preferencji rynkowych oraz nastawienia metodologicznego zespołu projektowego przygotowującego konkretny produkt MPI – jako program – identyfikowany jest z różnymi etykietami. Przykładowo- spojrzenie z perspektywy infobrokerskiej – znamienne dla firm brokerów informacji czy bibliotekoznawców- generuje projekty określane przez nas blokiem INFOBROKER SYSTEMOWY. Ten sam program – w ujęciu akademickim- jako przedmiot na studiach- rozpoznawany jest jako TECHNOLOGIE INFORMACYJNE. Natomiast z perspektywy ścieżki kariery zawodowej plasuje się wśród certyfikowanych kursów MENEDŻER PROCESÓW INFORMACYJNYCH (taka sama nazwa jak całego programu).
Niezależnie od różnic w nazwach produktów rynkowych- elementem łączącym jest PROGRAM, jego założenia teoretyczne, aksjologia i sylwetka absolwenta określana przez nas jako MUA – Minimum Umiejętności Absolwenta.
Program MPI jest rezultatem przemyśleń o charakterze poznawczym, ale przede wszystkim synergicznym rezultatem praktycznych przedsięwzięć realizowanych między innymi w formule:
projektu e- MINDER w ramach 5 PR (IST- 2000-28403),
projektu PHARE 2002 Aktywne Formy Zapobiegania Bezrobociu pod nadzorem PARP „Promocja Startu Zawodowego Absolwentów Poprzez Powołanie Ośrodków Pomocy Absolwentom”- OPA Gdańsk 2004/ 2005,
projektu EQUAl- Szkoleń Operatorów Informacji w ramach - „Praca w posagu – model wychodzenia z rodzinnego bezrobocia na wsi”-2007,
Studiów Podyplomowych -Doradztwo zawodowe- studia podyplomowe” EFS realizowanego przez Wszechnice Polską Szkołę Wyższą Towarzystwa Wiedzy Powszechnej Warszawie 2006- 2008,
projektu EFS „Nowoczesne techniki i metody zarządzania projektami- studia podyplomowe” realizowanego przez Wszechnice Polską Szkołę Wyższą Towarzystwa Wiedzy Powszechnej Warszawie 2006- 2008,
programu Konsultant Funduszy Europejskich- od 2005,
pracy Panelu Ekspertów ZPORR- powołanego przez Marszałka Województwa Pomorskiego 08.04.2004,
Studiów Podyplomowych MBA Instytutu Konsultantów Europejskich – 2005
programu FISZKI W URZĘDZIE – Pomorski Urząd Wojewódzki – 2002- 2006
programu INFOBROKER SYSTEMOWY – realizowanego przez Centrum przy Centrum Badań Ewaluacyjnych i Prognostycznych /Wyższa Szkoła Przedsiębiorczości i Zarządzania im. Leona Koźmińskiego w Warszawie/
wsparciu przy realizacji Międzynarodowych Projektów Inwestycyjnych w firmach konsultingowych – Gdańsk 2006- 2008 itd
Program MPI realizowany jest w formule projektowej. Każdy PROJEKT jest zamkniętą całością, traktowaną, jako produkt rynku usług edukacyjnych.
